1件ずつFAQを書く方法以外に、まとめて作る方法が2つあります。どちらも、作ったFAQはすべて非公開の下書きになります。内容を確かめて、1件ずつ公開してください。
資料からFAQを生成する
商品の説明書・規約・社内のマニュアルなどのファイルをAIに読ませて、FAQの候補を作ります。
はじめに、FAQ一覧の「資料からFAQ生成」を押して、資料からFAQ生成画面を開きます。
①「資料ファイル」で、ファイルを選びます。PDF・Word（.docx）・Excel（.xlsx）・テキスト・CSVが使えます。一度に10ファイルまで、1ファイル20MBまでです。
②「生成件数の目安」に、作りたい件数を入れます。（最初は40件になっています。最大100件）
③「FAQを生成」を押します。
AIは15件ずつ候補を作り、画面に進み具合が出ます。40件で1〜2分かかります。資料の内容が尽きれば、目安より少ない件数で終わります。途中で「ここで止めて、できた分を見る」を押すと、そこまでの候補を見られます。
できた候補は、「候補の画面」に並びます（次の項）。
カテゴリを先に作っておくと、AIが候補ごとにカテゴリを割り当てます。カテゴリが無いと、全部「未分類」になります。
生成の途中で画面を閉じてしまっても、結果はサーバーに7日間残ります。もう一度「資料からFAQ生成」を開くと「直前の生成結果が残っています」と出るので、「結果を開く」を押してください。
CSVから取り込む
ほかのシステムからFAQを引っ越すときや、Excelで質問と回答を用意したときは、CSVで取り込みます。AIは使いません。
はじめに、FAQ一覧の「CSVから取り込む」を押してCSVから取り込む画面を開きます。
①「記入用のひな形（CSV）をダウンロード」で、ひな形を手に入れます。Excelで開いて、質問・回答・カテゴリを書き、CSVのまま保存します 。
②「CSVファイル」でそのファイルを選びます。
CSVの1行目は見出しで、「質問」「回答」「カテゴリ」の列があれば並びは自由です。カテゴリの列は無くても構いません。ExcelがShift_JISで保存したCSVも、そのまま読めます。
回答の中で改行したいときは、Excelのセルの中で改行すれば、そのまま改行として取り込まれます。
③「読み込んで中身を確認する」を押します。
読み込んだあとは「候補の画面」に並びます。登録済みのFAQと同じ質問があると「登録済みの質問と同じです」の印が付き、チェックが外れた状態になります。
候補の画面
資料からの生成後、CSVの取り込み後には「候補の画面」が表示されます。
- ①候補ごとに、取り込むかどうかのチェック、カテゴリのプルダウン、「編集」のボタンがあります。
- ②「編集」を押すと、質問と回答をその場で直せます。
- ③「全選択」「全解除」でまとめてチェックを変えられます。
- ④「下書きとして取り込む」を押すと、チェックの入った候補がFAQとして登録されます。
取り込んだFAQは、FAQ一覧に「非公開」の印付きで並びます。1件ずつ開いて内容を確かめ、必要なら修正をして公開してください。